[비지니스] 문서(파일)관리_02_문서명( 파일명 )을 고민하면 시간을 아낄 수 있다.

직장생활을 하며 문서(파일) 관리에 대하여 느낀점을 정리해 보았습니다.

 

이 내용은 지극히 개인적인 생각 입니다.

 

따라서 표준이니 뭐니 하는 것들과는 많이 상이할 수 있습니다.

 

아래 내용을 따르거나 무단 도용하여 발생하는 모든 책임은 필자에게 없습니다.

 

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02. 문서명(파일명)을 고민하자.

 

대부분 문서명들은 비슷비슷 하다.

 

그리고 이미 대부분 몇가지 규칙에 의하여 문서명을 부여하고 있을 것이다.

 

지금부터 소개할 것은 지극히 나의 개인적인 문서명 부여방법이다.

 

[ 문서의 핵심 키워드는 반드시 파일명에 나와야 한다. ]

 

이것이 나의 파일명 생성의 기본개념이다.

 

[ 대분류 ]문서제목_일자_버전_작성자

 

개인적으로 위와 같은 형식으로 문서명(파일명)을 생성하고 있다

 

경우에 따라서 

 

[대분류]문서제목_키워드1_키워드2_..._일자_버전_작성자 

 

형식으로 키워드를 더 넣는 경우도 있다.

 

어떤이는 폴더로 분류하고 있어 저런 긴 파일명은 오히려 불편하다라고 말할 수 있다.

 

개인적으로 동의한다. 그러나 전제조건 매번 아주 성실하게

 

 파일을 분류하여 폴더에 넣는다라는 조건이 붙을 것이다.

 

 아울러 분류 기준에 따라 복수의 폴더(카테고리)에 저장되어야 하는 파일도 종종 존재한다.

 

 이 경우 해당 파일을 찾기위해 엉뚱한 폴더를 뒤져봐야 하는 경우도 생긴다.

 

 파일을 찾을때 컴퓨터에 내장된 파일 검색 기능은 아주 많은 시간을 단축하여 준다.

 

 이때 사용할 검색어들이 파일명으로 존재하면 상당히 효율적으로 원하는 파일을 찾을 수 있다.

 

 파일명 작성에 약간의 고민을 하면 추후에 많은 시간을 절약하고

 

 이후 그 파일에 있는 자료의 가치가 상승한다.

 

 구슬이 서말이라도 꿰어야 보배다 라는 속담이 있다

 아무리 많은 자료를 가지고 있더라도 필요할때 찾아보지 못하면 무슨의미가 있겠는가...?